档案馆关于做好2016年度归档工作的通知

各单位、各学院：

为进一步规范档案归档工作，按照《北京理工大学档案管理办法》的规定要求，请各单位、各学院将本部门2016年产生的属归档范围的各类文件资料按归档要求整理好移交学校档案馆。若有2016年度以前未归档的档案，按要求分年度整理好一并归档。现就有关事项通知如下：

一、归档范围

1.凡本单位在工作活动中直接形成的，能反映本单位工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。（归档范围另行发放）

2.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

3.在本单位归档范围之外，其他有归档价值的材料可以归档。

二．归档要求

1.各单位分管档案工作领导要切实加强对本单位归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2．凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。

3.归档的文件材料应是原件（盖红章），复印件原则上不归档，特殊情况复印件归档时，需加盖部门公章。凡不符合档案归档整理要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。

4.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。

5.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘归档。

6.涉密与非密文件的移交目录应分开填写，其中涉密归档材料的移交目录请用涉密计算机打印或手填送交档案馆。

三．归档流程

1.归档验收：

档案移交时，交接双方当面检查，档案馆工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门按要求整理合格后，办理移交手续。

2．移交手续：

归档单位移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的归档目录（移交单），（详见档案馆校内网站首页---文件下载区，或校园网—支撑与保障机构--档案馆—办事指南—相关表格），纸质版归档目录单一式3份，交接双方签字，并加盖归档单位公章后，归档单位留存1份，档案馆留存2份备查。电子版归档目录刻录光盘归档。

3．归档时间：

（1）各单位党政档案在10月底以前归档。

（2）教学档案（本科、研究生）按学年度在每学年结束，即11月底以前归档。

（3）科研（课题）类项目档案，在项目完成，通过鉴定验收后2个月内归档。

（4）设备档案在设备开箱验收后1个月内在档案馆将设备资料目录归档。

（5）2016届毕业生合影(研究生、本科生)照片的电子版要标注：班级、学院、毕业年度、按顺序标注姓名、拍摄地点、拍摄时间，电子版刻录光盘后，在2017年11月底以前归档。

（6）实物档案在11月底以前归档。获得市级以上表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物，若本单位利用率高,可在原单位暂存，可随时移交档案馆，但应完成2016年实物档案目录的移交。

4、移交地点和联系人：

 档案馆

                               2017年9月25日