关于开展科研经费购置材料入出库管理情况抽查的通知

各科研机构、各课题组：
　　材料费是各类科研经费中重要的直接成本费用，是开展科研业务的基本保证。但是由于高校会计核算覆盖面的欠缺，仅有材料费的会计核算业务无法完整准确地反映科研经费材料费的实际使用情况。鉴于我校科研管理工作的实际，财务处依据国家财经法规和科研经费管理制度，发布了《关于进一步加强科研经费材料费使用和管理的通知》，重申并明确了针对科研经费材料费的财务管理措施。
　　为了促进落实学校有关加强科研经费材料费使用与管理的相关制度，财务处联合实验室与设备管理处开展针对课题组科研材料入出库管理情况的抽查工作。现将相关要求通知如下，请各课题组参照《关于进一步加强科研经费材料费使用和管理的通知》的具体要求，建立健全材料入出库台账管理的相关机制，完善内部管理措施，保证科研经费材料费的正确使用。
　　1． 作为课题组开展科研活动的财务管理措施之一，要求各科研机构和课题组建立健全科研经费内部管理与监督制约的责任制度，建立和完善材料费等费用开支使用及其事务的内部管理机制。
　　2． 使用各类科研经费所发生的材料费支出，在取得实物和发票之后，须由经办人、验收人和课题组（含项目组，下同）负责人三者共同进行验收，以课题（或项目）为单位建立原材料、元器件、低值耐用品、消耗品的购入登记台账，详细记录各种购入材料等的名称、规格、品牌、数量、单价、合价等采购信息。
　　3． 以此信息登记为基础，采用实验室与设备管理处“材料、元器件及低值品管理平台”办理学校财务报销前的入库登记手续。可通过实验室与设备管理处校内网站“ssc.bit.edu.cn”页面右侧的快速链接“实验室综合管理平台”登录办理。
　　4． 经实验室与设备管理处按照相关规则审核后，形成带电子签章的“材料、元器件及低值品入库单”。下载打印，经由经办人、验收人和课题组负责人签署后，完成入库登记程序，以此作为材料费的财务报销凭证。
　　5． 在课题研究开展的过程中，课题组应当对应记载之前所购入各种材料、器件及消耗品的领用及消耗情况，对应入库登记的各种物品，详细记录具体的领用时间、领用任务、物品数量、领用人、证明人等信息，形成完整准确的领用出库登记信息。
　　6． 课题组应当定期或不定期对使用科研经费购入的各种原材料、元器件、低值耐用品及消耗品的入库、领用与库存状况进行对账清点，通过备查台账的方式完整准确地记录和反映课题经费材料费的开支与具体使用情况，为科研经费的检查与结算审计提供有效的佐证支持。
　　7． 拟于2015年12月下旬开展针对课题组科研材料入出库管理情况的抽查工作，通过随机抽查3笔材料费支出，在课题组进行材料入出库情况自查的基础上，由财务处和实验室与设备管理处组成现场核查组，检查并督促落实学校相关的管理制度和管理措施。
　　8． 检查内容详见附表《科研经费材料费入出库与管理情况抽查表》。
以上要求，特此通知，请课题组做好相应的准备工作。

 

 财务处        实验室与设备管理处
2015年12月14日